הצעות ייעול בעבודה הן דבר מבורך המעודד תרבות של מצוינות וחדשנות בכל ארגון.
שיפור וייעול תהליכי עבודה, מובילים כל עסק לאופטימיזציה עסקית ולייעול תהליכים שנטמעו בעבר בארגון, אבל במשך הזמן הם אינם משרתים אותו יותר ויש להחליפם בתהליכי עבודה מותאמים יותר למצב השוק הנוכחי ולנקודת הזמן העכשווית.
צוות היועצים העסקיים של חברת FRONTIS מסביר בכתבה זו מהי חשיבותם של הצעות הייעול וכיצד הם תורמים לשיפור תהליכי עבודה ולייעולם.
מהן הצעות ייעול בארגון ומה ניתן לשפר?
הצעות ייעול בעבודה הן תהליכים של שיפור היבטים שונים של העסק, מתוך מטרה להשיג ביצועים טובים יותר ולהביא את העסק ליעילות מיטבית.
בעזרת הצעות הייעול הללו מנתחים תהליכים, מערכות ונהלים הנהוגים בעסק ובודקים האם יש צורך לשנות בו אסטרטגיות ו/או טכניקות לייעול התפעול, להפחתת עלויות, להגדלת הפרודוקטיביות ולהשגת יתרון על המתחרים.
ובדיעבד – לקדם את ההצלחה העסקית ולמקסם את רווחי העסק. כשפועלים לקראת אופטימיזציה עסקית, ייעול תהליכים ושיפור תהליכי עבודה – תורמים לשיפור הפרודוקטיביות של העסק לא רק לטווח המיידי, אלא גם לטווח הארוך ולעתיד הקרוב והרחוק.
בעקבות יישום הצעות הייעול ושיפור המצב, ניתן למקד את המאמצים גם בהזדמנויות צמיחה והרחבת קשת המוצרים ו/או השירותים של העסק.
לגיטימציה של הגשת הצעות ייעול ע"י העובדים והמנהלים בעסק (בנוסף לייעוץ העסקי הניתן ע"י אנשי מקצוע) מקדמת בעסק את החתירה למצוינות ואת מעורבות העובדים והמוטיבציה שלהם להשקיע בקידומם האישי ובקידום מקום העבודה שלהם.
כיצד ניתן למדוד את הצלחת ייעול התהליכים?
הבנת המצב הנוכחי
הצעד הראשון הוא להגדיר ולהבין את המצב הנוכחי.
כלומר: מה קורה בהווה – ניתוח תהליכי העבודה הקיימים, מידת התפוקה, זמני ביצועים, הספק וכדו'.
זיהוי הנקודות לשיפור
בזיהוי ההזדמנויות לשיפור הכוונה היא לאתר היכן מצויים הפערים בין הרצוי למצוי, היכן הם צווארי הבקבוק, חוסר היעילות והבעיות הקיימים בתהליכי העבודה.
הגדרת היעדים לשיפור
הגדרת היעדים בצורה שניתנת למדידה, להשגה ושתלויים בניהול זמן נכון יותר שאליו חותרים על ידי שיפור התהליכים.
כמובן, שתהליכי הייעול צריכים להתאים למטרות העסק ולאסטרטגיה הניהולית שלו, לצרכי הלקוחות ולנורמות הקבועות בשוק.
במידה והצעות הייעול מוגשות ע"י העובדים, זה הזמן להעבירן לדרגים גבוהים יותר לעיון ולחשיבה.
לבחור את השיטות והדרכים ליישום
בחירת שיטות העבודה, הטכניקות והכלים המעשיים שיכולים לעזור להשיג את היעדים החדשים.
יחד עם התהליכים להגברת היעילות יש לקחת בחשבון גם את העלויות, היתרונות, הסיכונים וההיתכנות שלהם.
חלק את תהליך הייעול לשלבים
לחלק את תהליך הייעול לשלבים על פי סדר החשיבות והעדיפות שלהם, כדי שניתן יהיה לנהל את הזמן בצורה המיטבית ולהשיג את התוצאות הטובות ביותר בכל שלב של התהליך.
אוטומציה של תהליכי העבודה
השימוש באוטומציה מפחית משמעותית טעויות אנוש, מייעל ומזרז כל תהליך.
לכן יש להיעזר בטכנולוגיה המתקדמת והממוחשבת כדי לייעל את התהליכים.
לנסות בפועל את יישום תהליכי הייעול ולהעריך אותם
כדי לבדוק את יעילות הצעות הייעול יש לנסות אותן בשטח ולהעריך את התוצאות המתקבלות.
את התוצאות ניתן למדוד ולהשוות לתוצאות התהליכים הקודמים וכן להעריך עד כמה התוצאות קרובות ליעדים החדשים.
ניתן לכמת את השיפורים במונחים של ביצועים, איכות ורווחיות.
על סמך התוצאות בשטח ניתן לדייק, לשפר ולייעל עוד יותר את התהליכים.
חשוב שהעובדים, שתהליכי הייעול נוגעים להם, יבינו את הסיבה לשינויים, את תחומי האחריות החדשה שלהם ויקבלו הכשרה בהתאם.
חשוב גם לדעת, שלוקח זמן ליישם תהליכים חדשים להתרגל אליהם ולהרגיל את הסביבה לשינויים.
בדיקת תוצאות הייעול לאורך זמן ושיפורים עתידיים
כשרואים שתהליכי הייעול אכן משפרים את המצב בשטח ומשרתים את העובדים ואת הארגון, יש לעקוב אחריהם לאורך זמן ולהיות מוכנים לדייק אותם עוד ועוד במידת הצורך.
היתרונות של שיפור וייעול תהליכי עבודה
ייעול תהליכים עסקיים הוא מפתח חשוב ומשמעותי להשגת יעדי העסק ולהגברת תפוקת העבודה בו.
היתרונות של שיפור וייעול תהליכי עבודה הינם:
- שיפור הפרודוקטיביות בעסק והעלאת הרווחיות שלו.
- חיסכון בעלויות ומניעת בזבוז כספים מיותר, כך שהוצאות העסק נמוכות יותר אך יעילותו משופרת.
- זיהוי "צווארי בקבוק" בעסק ותחומים המחייבים שינוי ושיפור.
- יצירת תרבות של מצוינות וחדשנות בעסק.
- ביטול משימות מיותרות או לא יעילות.
- ניהול זמן נכון ותקין יותר ויצירת זרימת עבודה עם כוח אדם מינימלי
- הגברת האוטומציה של משימות ופעולות שונות, המאפשרת מניעת טעויות אנוש, שחרור צוותי עובדים למשימות אחרות, יצירת זמן להתמקדות בהיבטים נוספים וחדשים וכן מגבירה את שביעות רצון העובדים
