ייעוץ עסקי - FRONTIS

קהל לקוחות נאמן הינו אחד המשאבים החשובים של כל עסק קטן. הם אלו שמייצרים את ההכנסה ואת אחוזי המכירות.

כדי לבנות קהל לקוחות חשוב להגדיר מי הם אותם הלקוחות  שיכולים להפיק את התועלת הרבה ביותר מהמוצרים/שירותים של העסק ומהם צרכיהם.

חשוב ליצור איתם תקשורת שגרתית ורצופה דרך אמצעי השיווק הדיגיטלי השונים (מיילים, רשתות חברתיות, הודעות SMS  ) ודרך הפרסום המסורתי.

אחד האמצעים לשימור מוצלח של לקוחות הוא בניית מועדון לקוחות שבו החברים חשופים להנחות, למבצעים, ולעדכונים שוטפים.

אחד האלמנטים החשובים בגיוס ושימור לקוחות הוא איכות שירות הלקוחות. הם דורשים שירות אדיב, אישי וסבלני.
אמצעי חשוב נוסף הוא בקשת משוב מהלקוחות על איכות השירות, זמן ההמתנה, מידת שביעות הרצון והערות לשיפור.

בנוסף לכל אלו, חשוב שהעסק יהיה מודע להתנהלות המתחרים שלו מבחינת שירות, איכות המוצרים, שיווק ותמחור המוצרים.
כך, יוכל העסק להדגיש את הייחודיות שלו מולם ולהציע ללקוחותיו מה שהמתחרים לא מציעים.

כל עסק חייב להתנהל בהתאם לתקציב עסקי שבנה לעצמו כדי לשמור על התנהלות פיננסית נכונה.

מטרתו של התקציב הוא לווסת ולתכנן את ההכנסות וההוצאות של העסק ולקבוע גבולות המותאמים לעסק להווה ולעתיד הקרוב והרחוק.

לחריגה מהתקציב יש השלכות על היווצרות תזרים מזומנים שלילי ועל שלל בעיות כספיות בעסק.

כמה טיפים להתנהלות נכונה עם מגבלות תקציביות:

תכנון התקציב 

יש להתייחס להוצאות קבועות ומשתנות, להכנסות, לתשלומים שונים ועוד.

להקציב לכל תחום בעסק תקציב המיועד לו, מתוך שאיפה לא לעבור אותו. 

בתכנון התקציב חשוב גם להקצות כספים לפעילויות חדשות של העסק כדי להיות במגמת פיתוח וחידוש כל הזמן.

תוכנית תקציב לפי זמנים

מומלץ לערוך את התקציב השנתי בהתייחסות לפרקי זמן שונים: שבועות, חודשים, חצי שנתי וכדו'.
כך ניתן לדעת מה מצב המאזן הכספי בכל תקופה ולהתנהל בהתאם לכך. 

ניתן גם להיערך מראש לתקופות ידועות מראש שיש בהן פחות הכנסה. 

תזרים מזומנים

חשוב לעקוב אחריו בכל חודש כדי לדעת כמה מזומנים יש לעסק וכמה ניתן למשוך ממנו.

מעקב אחרי ביצוע התוכנית התקציבית

חשוב לא רק לתכנן את התקציב, אלא גם לבדוק האם העסק עומד בו.
במידה ויש חריגות – לבדוק האם ניתן לקצץ בהוצאות באותו תחום לפני שנגרם נזק כלכלי לעסק.

ניהול זמן נכון ויעיל הוא אחד הפרמטרים החשובים ביותר בניהול כל עסק ובוודאי בניהול עסקים קטנים.

טיפים לגישור בין ניהול זמן נכון לעומס עבודה 

לרשום את המטלות ולעשות ביניהן סדר עדיפויות
להכין רשימת מטלות לכל יום עבודה. הרשימה מחדדת וממקדת את מה שצריך לעשות ומדרגת את המטלות מהחשוב לפחות חשוב.

להיעזר בתוכנה ממוחשבת לניהול זמן
היא יכולה לעזור משמעותית בניהול וייעול הזמן.

לכמת את הזמנים
הדרושים לכל מטלה 

לחלק את המטלות לחלקי היום השונים
את המשימות שדורשות ערנות וריכוז מומלץ לבצע בשעות שהאנרגיה גבוהה ואת האחרות – בשעות הפחות "חזקות" של היום.

לחלק מטלות גדולות למטלות משנה קטנות יותר
הופך את המטלה הגדולה למשהו קל יותר ליישום.

להתחיל ולסיים
מומלץ לסיים משימה לפני שמתחילים לבצע את המשימה הבאה.

השיווק הנכון והאפקטיבי של כל עסק קטן קשור קשר ישיר להגברת המכירות ובעקבותיהן העלאת הכנסות העסק.
לכן, כל עסק חייב להגדיר לעצמו מיהו קהל היעד שלו, מהם מאפייניו ועל אלו צרכים מוצריו או שירותיו נותנים מענה.

כך, יוכל לכוון את אסטרטגיות השיווק שלו בצורה ממוקדת ואפקטיבית לקהל הלקוחות המתאים.
הלקוחות מחפשים תוכן איכותי ומידע על תחום העסק.
לכן, חשוב להשקיע באתר אינטרנט מקצועי וברמה גבוהה.

בנוסף, שיווק ברשתות החברתיות נמצא כיעיל מאד ולכן מומלץ לפתוח דף עסקי בפייסבוק ובאינסטגרם ולפרסם שם מבצעים, הנחות, מידע על מוצרים חדשים ועוד.
שיווק דרך המייל ודרך הודעות ווטס אפ ו- SMS הינו גם יעיל ביותר ומגיע לקשת רחבה של לקוחות קיימים ופוטנציאליים.

ניתן גם לבחור באופציית הקידום הממומן דרך גוגל, המפנה את הגולשים לאתר העסק או לדף נחיתה שבו יוכלו להשאיר את פרטיהם האישיים.

כשהעסק גדל ומתפתח

לעיתים עסק קטן נפתח עם עובד אחד בלבד שהוא בעל העסק. עם גידול העסק מתעורר הצורך לגייס עוד עובדים שיחלקו ביניהם את עומס העבודה.

כדי לעמוד ביעדי העסק

כשמנהל העסק מעוניין להגדיל ולהרחיב את פעילות העסק בהתאם ליעדים ולמטרות שנקבעו עם הקמתו. וכן, כשהעסק מעוניין להיכנס לתחום חדש או להתרחב.

כשצריכים עובדים מקצועיים 

למשל מנהל חשבונות, אנשי מכירות וכדו'.

כשהעסק יכול להרשות לעצמו מבחינה כלכלית

לפני גיוס עובדים חדשים בעסק קטן חשוב לבדוק את המצב הפיננסי של העסק ולוודא שאכן זה אפשרי מבחינה כלכלית.
יש צורך לבדוק:

– מהי מצבת כוח האדם בכל מחלקה, האם יש עובדים שאמורים לפרוש בקרוב, כמה עובדים חדשים גויסו לאחרונה וכמה פרשו. 

– האם יש מחלקות שבהם תהליכי העבודה או היצור מתעכבים או אינם יעילים מספיק.

– היכן קיים עומס יתר של עבודה.

– ליצור סדרי עדיפויות בהתאם לדחיפות ולצורך בשטח. 

בכל תפקיד יש צורך לשקול את צורת ההעסקה (שכיר, פרילנס) ואת כמות השעות הנחוצות (עבודה לפי שעות, משרה חלקית או מלאה).
צורת ההעסקה תיקבע לפי הצורך בשטח ולפי היכולת התקציבית של העסק.

אין ספק שעבודה עם טכנולוגיות מתקדמות, ממוחשבות ואוטומטיות מגדילה משמעותית את איכות ביצוע העבודה, מקטינה טעויות אנוש, מייעלת את הזמן וחוסכת בכוח אדם ובכספים.
לכן, עסקים קטנים רבים עוברים לניצול הטכנולוגיה לייעול תהליכי העבודה, לניהול השיווק ולשיפור הקשר עם הלקוחות.

בעבדה עם מערכות טכנולוגיות ניתן גם לראות את הנתונים המדויקים בכל זמן נתון ולהשתמש בהם לייעול ושיפור תהליכים ולקבלת החלטות.
בעזרת המערכות הממוחשבת ניתן גם לבקר את איכות העבודה בכל מחלקה ואת התפוקה המתקבלת וליצור תקשורת טובה יותר בין המחלקות.

מתי כדאי לשקול את הרחבת העסק?

– כאשר המכירות עולות בהדרגה

– כשתזרים המזומנים של העסק חיובי ויציב לאורך זמן

– כשהביקוש עולה על ההיצע

– כשיש קהל לקוחות נאמן ורחב המעוניין בעוד מוצרים

– כשנוצר עומס עבודה במחלקות העסק השונות ואין מספיק כוח אדם לעמוד בו.

לשם הרחבת העסק מומלץ להיעזר ביועץ עסקי שיכין תוכנית עסקית מיוחדת להתרחבות.

התוכנית העסקית תטווה את הדרך, תקבע אסטרטגיות ניהוליות, שיווקיות ופיננסיות, תחלק את העבודה בין המחלקות ותקבע זמנים וכמויות יצור.

הרחבת העסק מאפשרת לייצר ולשווק מוצרים חדשים, לפתוח עוד סניפים או להרחיב את תחום העסק לתחומים נוספים.

זהו הצורך למצוא את המינון הנכון בין עבודה: עמידה ביעדים והצמחת העסק לבין שעות הפנאי ושהייה עם המשפחה.

ההכרח להשקיע זמן ומשאבים אישיים וכספיים בכל אחד מהתחומים הללו יוצרת את הקונפליקט בין העבודה לחיים האישיים. 

מחקרים הצביעו על כך, שמציאת האיזון הזה היא כה חשובה, עד שהיא קשורה בצורה ישירה לבריאות הנפשית של העובד ולמידת שביעות הרצון שלו מעבודתו. 

כמה טיפים שיכולים לעזור ביצירת האיזון הזה:
ניהול זמן נכון
קביעת אורך יום העבודה במשרד, ימי עבודה וזמן יציאה הביתה.
הזמנים יכולים להשתנות בין ימות השבוע בהתאם למחויבויות בעבודה ומחויבויות בחיים הפרטיים.

קביעת סדרי עדיפויות

הגדרה לאלו אירועים משפחתיים, אירועי פנאי, חוגים וכדו' נותנים עדיפות מול מחויבויות של העבודה.

להסכים להאציל סמכויות

הן בבית והן בעבודה. ביצוע חלק מהמשימות ע"י אנשים אחרים יכולה להפחית את העומס על האדם בשני המישורים.

המצב הביטחוני

ה- 7/10 היה אירוע מכונן בחיי המדינה, לא רק בהיבט הביטחוני והלאומי אלא גם בהיבט הכלכלי והעסקי.
משאבי המדינה מופנים מאז ללחימה ולהבסת החמאס וכל נושא הכלכלה והעסקים נדחק הצידה.
בעלי העסקים כורעים תחת הנטל של המצב החדש שנכפה עליהם ושל חוסר הוודאות של מה יקרה בהמשך.

הם מוצאים עצמם במציאות עסקית בעייתית, שמתבטאת בירידה משמעותית בהכנסות, שינויים בהרגלי הצריכה של הלקוחות, ודחיית  הוצאות כספיות לא הכרחיות של הלקוחות ומיעוט צריכת שירותים, כגון: שירותי תיירות, בידור ועוד.

כמו כן, נסגרו עסקים קטנים רבים בצפון ובדרום בשל פינוי התושבים מאזורים אלו.

שיבושים באספקה
שרשת האספקה של הפצת המוצרים משתבשת בעת מלחמה בשל סגירות כבישים ופגיעה בתשתיות. 

בשל כך נפגעים העסקים הקטנים בכל הקשור לקבלת חומרי גלם המיועדים ליצור.

עיכובים ביצור משפיעים לרעה על תפוקת העסק ומכאן הדרך קצרה לירידה בהכנסות.

עליית מחירים

עליית מחירים מושפעת מהתייקרות חומרי הגלם, בשל עליית שער הדולר והתנודות בשערי החליפין.
שער השקל ירד מול מטבעות חזקים בעולם והתשלום לספקים מחו"ל התייקר.

העסקים הקטנים מתקשים לעמוד בעליות המחירים ואינם יכולים לתמרן בתמחור המוצרים כמו עסקים גדולים. הם נאלצים להעלות מחירים מתוך ידיעה ברורה שהכנסותיהם ירדו בשל כך.