ניהול זמן הוא אחד הפרמטרים החשובים בניהול עסק. הבשורה הטובה היא שניתן ללמוד את ניהול הזמן ולאמץ לסדר היום את המודעות והחשיבות ליישם את הטכניקות לניהול זמן בחיים המקצועיים וגם בחיים האישים. ניהול זמן הוא בעצם הניהול העצמי של כל מנהל עסק לארגן את סדר יומו בצורה יעילה לעסק. ניהול זמן נכון משפיע לא רק על ניהול טוב ואפקטיבי של העסק, אלא גם על הרווחה האישית של המנהל.
מהו ניהול זמן?
ניהול זמן הוא מיומנות שניתן ללמוד אותה, העוסקת בתכנון נכון של סדר היום ומשימות שאדם חייב לעשות במשך היום, השבוע, החודש או השנה. מטרתו של ניהול הזמן היא להגביר את היעילות והפרודוקטיביות בזמן האישי ובזמן העבודה. כל אדם צריך לתמרן בין מעגלי חייו השונים – חייו האישיים, משפחתו, עבודתו, לימודיו, זמן פנאי וכדו'.
ניהול זמן נכון מאפשר לו לחלק את הזמן בין המעגלים השונים בצורה חכמה ובדרך מועילה ומהנה עבורו. ניהול זמן היא בעצם יכולתו של האדם ליצור סדרי עדיפויות לפעולות ולפעילויות שונות במסגרת הזמן המוגבל שעומד לרשותו. זאת אומרת, לא באמת לנהל את הזמן, אלא לנהל את עצמו ביחס לזמן.
ישנן מיומנויות מעשיות וכלים פרקטיים שבהם אדם פרטי וכן בעל עסק יכול להיעזר כדי לתכנן ולנהל נכון את זמנו.
טיפ חשוב בניהול משימות לבעלי עסקים
ניתן להגדיר משימות לפי 4 קריטריונים עיקריים:
- חשוב ודחוף – משימות שחשוב לבצע ללא דיחוי.
- חשוב ולא דחוף – משימות חשובות אבל אינן בסדר עדיפות גבוה.
- דחוף ולא חשוב – משימות דחופות אך לא חשובות במיוחד לבעלי העסק ולכן ניתן להאציל עבורן סמכויות למישהו אחר בעסק.
- לא חשוב ולא דחוף – משימות עם סדר עדיפות נמוך. מומלץ לבדוק אם אפשר להורידן מסדר היום.
8. טכניקות יעילות לניהול זמן לבעלי עסקים
1. הכינו תוכנית עבודה לעסק עם יעדים ברורים
בתוכנית העסקית רשמו את הכללים שמנחים אתכם לעבודה בעסק, כגון: אלו צעדים אסטרטגיים מתוכננים לתקופה הקרובה והרחוקה יותר, לאלו יעדים אתם מעוניינים להגיע השבוע, החודש או השנה, מהי האסטרטגיה השיווקית שאתם מקדמים ואלו פעולות נחוצות בתחום זה ומתי, הגדרת ההתנהלות הכלכלית בעסק, כיצד אתם מתכננים לגייס עובדים חדשים וכדו'.
התוכנית העסקית היא דרך מעולה לניהול משימות, לקביעת יעדים ולציון דד ליינים חשובים.
כך, לא תסחפו אחרי לחץ העבודה אלא תעבדו לפי תוכנית מנחה.
2. יצירת סדר עדיפויות
טכניקה זו היא אחת החשובות והיעילות בתחום ניהול הזמן. מכיוון שבכל יום עבודה יש שפע של משימות ומטלות – יש צורך לתעדף אותן. זאת אומרת – לבחור מה לעשות קודם, מה אחר כך מה ניתן לדחות ליום או לשבוע אחר. כלומר: מה דחוף יותר ומה דחוף פחות.
3. לרשום את כל המשימות שצריך לבצע
בחרו את האמצעי שהכי נוח לכם לרשום את המטלות. אם זה ביומן מסורתי כמו של פעם, יומן בגוגל, פתקים על לוח התלוי במשרד, רשימת מטלות בפתקי הרשימות בנייד וכדו'. מה שכתוב – לא יישכח ויתבצע.
4. לא להתחיל משימה חדשה עד שלא גומרים את המשימה הקודמת
מומלץ לסיים משימה עד סופה ולדעת שהיא מטופלת כראוי ולא לקפוץ בין משימות ואז לא לסיים אף משימה במלואה.
כדאי גם לרכז את כל המשימות באותו נושא יחד.
5. לעבוד בצורה מסודרת ומאורגנת
סביבה מסודרת ומאורגנת עוזרת גם לסדר ולארגן את המחשבות. לכן, חשוב ששולחן העבודה יהיה מסודר, תיקיות המסמכים תהינה מאורגנות ומתויקות כראוי, לבדוק באופן שיטתי את המייל וכדו'.
6. צמצמו את הסחות הדעת
טלפונים, הודעות בנייד, מיילים קופצים ואנשים הנכנסים למשרד. כל אלו הינם מסיחי דעת המוציאים מריכוז ומפריעים לשטף העבודה. לכן, בזמן שאתם מעוניינים לעבוד בשקט ובריכוז עם עצמכם – נתקו את כל מסיחי הדעת והודיעו שבחצי שעה הקרובה אתם מבקשים שלא להפריע לכם.
7. לעבוד לפי לוח זמנים קבוע וברור
זוהי טכניקה חשובה ביותר המכוונת את בעלי העסקים לניהול הפגישות, הישיבות והמשימות – לפי לוח הזמנים שתוכנן מראש.
לוח הזמנים מאפשר לא רק להחליט אלו פגישות לתכנן, אלא גם כמה זמן להקדיש לכל פגישה.
העמידה בלוח הזמנים קשורה בקשר ישיר עם המודעות לניהול עצמי תקין.
לדוגמה: שעה בבוקר שמוקדשת לקריאת מיילים, ארבע שעות לעבודה על תוכנית עסקית של לקוח מסוים, שעה של כתיבת הצעת מחיר ללקוח חדש, שעתיים הפסקת צהרים וכדו'. אם מפספסים את אותו "בלוק זמן" לא מחליפים אותו בזה שמתוכנן אחריו, אלא מזיזים את אותו "בלוק שעות" בשלמותו ליום או לשבוע אחר.
8. להתאים את אופי המשימה לאנרגיה
יש אנשים שהינם אנרגטיים בבוקר ויש כאלו שרק אחר הצהרים מתחילים להיות פרודוקטיביים יותר. לכן, צריך כל בעל עסק להיות מודע לאנרגיה האישית שלו בכל אחד מחלקי היום ולהתאים את סוג המשימות לרמת הריכוז והאפקטיביות שלו בכל זמן נתון. לא לשכוח לתכנן זמן להפסקות ולפנאי – ההפסקות הינן חשובות כדי להתרענן ולנוח מלחץ העבודה.
