ישנן תקופות שבהן בעלי העסקים לא באמת מרגישים שהם מנהלים את העסק אלא יותר מגיבים למה שקורה: לקוח מחכה למענה, עובד שצריך הכוונה, ספק שלוחץ לקבלת תשובות, תזרים שדורש התייחסות ואז מגיעה עוד משימה דחופה שנראית כאילו צצה משום מקום.
כל בעיה קטנה הופכת במהרה ליום של כיבוי שריפות ובמצב כזה גם כשעובדים קשה התחושה היא של שרידות במקום התקדמות.
מצב כזה יכול להיראות לפעמים כמו צורת ניהול אך בפועל הוא תגובה במקום פעולה מתוכננת. ישנה עשייה, הלקוחות מקבלים בסופו של דבר תגובה וניתנים פתרונות וייתכן שאפילו תחושת סיפוק רגעית. הבעיה היא שלאורך זמן פעילות כזו שוחקת את בעל העסק, יוצרת חוסר יציבות ופוגעת בצמיחה. כל עסק צריך כיוון, סדר ושליטה והחדשות הטובות הן שברוב המקרים אין צורך במהפכה גדולה כדי להגיע לנקודה זו.
- איך להפסיק לכבות שריפות בעסק ולקחת שליטה - מה חשוב לדעת
- כיבוי שריפות בעסק הוא לא שיטת ניהול, אלא סימן לכך שמשהו בתפעול, בתקשורת או בתכנון דורש עצירה ובחינה מחדש. כשכל יום מתחיל מדחוף לדחוף, קשה מאוד לייצר יציבות, לשפר ביצועים ולקדם את העסק בצורה בריאה.
- השלב הראשון בדרך לשליטה הוא לזהות מה באמת יוצר את העומס. חשוב לבדוק אילו בעיות חוזרות על עצמן, איפה נוצרים עיכובים, מה שואב זמן מיותר ואילו תהליכים חסרים או לא עובדים מספיק טוב.
- כדי לקחת שליטה לא צריך מהפכה, אלא תוכנית עבודה ברורה ויישום עקבי. הגדרת סדרי עדיפויות, חלוקת אחריות נכונה, שיפור תהליכי עבודה ומעקב שוטף יכולים להפוך עסק שפועל מתוך לחץ לעסק שפועל מתוך כיוון.
- Frontis מסייעת לעסקים לעשות סדר, לחדד תהליכים ולבנות תשתית ניהולית יציבה יותר, כך שהעסק לא יתנהל רק מתוך תגובה אלא מתוך שליטה אמיתית.
להתחיל לקחת שליטה ב-4 צעדים
הסיבה לחוסר השליטה היא לא בהכרח חוסר מקצועיות. עומס מצטבר, גדילה מסיבית של העסק והוצאות הכרחיות, יכולים להוביל לקבלת החלטות שגויות ולאיבוד השליטה. כמובן, גם גורמים חיצוניים שמערערים את היציבות מקשים את התכנון. כשאין עצירה יזומה לבחינת התמונה המלאה, מתחיל להיווצר פער בין מה שהעסק צריך לבין ההתנהלות בפועל וניתן לשנות זאת בארבעת הצעדים הבאים.
צעד ראשון - הבנת המצב
הצעד הראשון הוא עצירת הפעולות האוטומטיות. זה לא אומר שהפעילות העסקית נפסקת אלא שיש לקחת פסק זמן ניהולי כדי להסתכל על המציאות ולבחון מה גורם לתחושת הכאוס, היכן נוצרים עיכובים, אילו בעיות חוזרות על עצמן.
בהתאם ניתן להגדיר את הבעיות כשאלו יכולות להיות ניהול זמן, היעדר תהליכים, מחסור בכוח אדם ולפעמים חוסר בהגדרת מטרות. בשלב זה יש להתבונן על כל מרכיבי העסק ויש לשאול מה המצב הרצוי ומה המצב המצוי. כשישנה הבנה ברורה של מה שקורה בפועל, אפשר ליצור תוכנית מסודרת לשיפור, ייעול, הגדרת מטרות והשגתן.
צעד שני - הכנת תוכנית ייעול
בהתאם לתמונת המצב אפשר ליצור תוכנית ייעול. חשוב להבין, ייעול הוא לא מילה נרדפת לפיטורין ואפילו לא לצמצומים. תוכנית טובה לוקחת את כל המרכיבים המשפיעים על תפקוד העסק ובוחנת איך ניתן להוביל אותו בצורה טובה, חכמה וברורה יותר.
היא יכולה לכלול מרכיבים רבים ובניהם:
- ניהול זמן – כשאפשר לראות אילו משימות גוזלות זמן רב אפשר ליצור סדרי עדיפויות ולבחון האם יש משימות שניתן להעביר הלאה.
- תזרים כספים – אם ישנו פער בין הכנסות להוצאות יש להכין תוכנית לצמצום. יש לקבוע תהליכי גביה מסודרת ולהחזיר את השליטה על ההתחייבויות.
- תקשורת – מול העובדים ומול הלקוחות. כשיש חוסר בהירות בתקשורת התוצאה היא טעויות, עיכובים, תסכולים ופגיעה כלכלית.
- נהלי עבודה – לאחר בחינת נהלי העבודה אפשר לבצע התאמות או שינויים בכל הקשור לאחריות בעלי התפקידים. ניתן לשלב מערכות ניהול לשיפור התקשורת, רמת השירות ולהפחית את התלות בעובד יחיד.
תוכנית ייעול טובה לא באה לתקן את כל הדברים ביום אחד. היא מסודרת, מכילה משימות רבות שמקבלות את סדר העדיפויות הנכון תוך זיהוי מקומות בהם שינוי קטן יכול לייצר השפעה גדולה.
צעד שלישי - להתחיל לעשות
ברגע שישנה תוכנית עבודה, אפשר להתחיל ליישם. ברוב העסקים אין צורך במהפכה גדולה אך יש צורך בפעולות שישפיעו על צורת הפעילות בשטח. אי אפשר לבצע את השינוי על הנייר בלבד ויש להתחיל בפעולות ברורות ומעשיות תוך יצירת סדרי עדיפויות, הגדרת אחריות, שיפור תהליך עבודה אחד בכל פעם ומעקב מתמשך על התקדמות התהליך.
יישום טוב יתבצע תוך שמירה על תקשורת חיובית ובונה מול הגורמים הרלוונטיים. שילוב העובדים בתהליך עוזר להם להבין מה עומד להשתנות ולמה ועוזר לרתום אותם לתהליך. בנוסף לכך, תקשורת טובה מול הספקים, השותפים והלקוחות יכולה גם כן להפחית את הבלבול, ליצור תיאום ציפיות, סבלנות ולתת לעסק זמן לעשות את השינוי. תוכנית טובה תוביל להתנהלות יציבה, תפחית את הלחץ ותוביל לייעול כל משימה.
עשוי לעניין אותך: מתי הזמן המתאים לייעוץ עסקי?
צעד רביעי - מדידה, תיקון ועדכון
כשהעסק עובר ממצב של כיבוי שריפות למצב של שליטה, יש תחושה שאפשר סוף כל סוף לנשום. יש תחושה שהדברים ברורים ועם זאת יש לזכור כי שליטה היא משהו שיוצרים ולא משהו שמתרחש פעם אחת. לכן, מדי פעם חשוב לעצור ולבחון מה עובד טוב יותר ומה פחות, לקבל פידבק מהעובדים ולהיות קשובים ללקוחות ולספקים ולראות אילו פעולות נוספות יכולות להתבצע כדי לשפר את המצב.
המטרה היא לא ליצור את העסק המושלם אלא להבטיח מערכת שפועלת בצורה ברורה, לתת פתרונות ללקוחות, לבנות קשרים, להתפרנס ולצמוח. עצירות יזומות מאפשרות לשמור על המצב החיובי ולשנות עסק מתוך החלטות ולא מתוך לחץ.
