בניית תזרים מזומנים יכולה להבדיל בין עסק מצליח לבין עסק מדשדש ואף סגירה. הדבר נכון לעסקים קטנים, ארגונים וחברות גדולות כשהכסף מניע את הפעילות העסקית ומאפשר להמשיך להתקיים ולגדול. הבנה של המצב הפיננסי ויצירת תחזיות עתידית מאפשרת לעסק לקבל החלטות חכמות המבוססות על התמונה האמיתית ולהימנע ממשברים.
יותר מדי עסקים מוצאים עצמם בשלב מסוים כשאין להם כסף. העצוב הוא שרבים מהם פעילים, עם לקוחות שאוהבים את השירותים שלהם ועם מוצרים איכותיים. הסיבה לכך אינה חוסר הצדקה של הרעיון אלא אי הבנה של המצב הפיננסי וקושי לתכנן את הכספים בטווח הקרוב והרחוק.
חשיבות ניהול תזרים מזומנים נכון בעסק
רגע לפני שאפשר להבין כיצד נכון לבנות את תזרים המזומנים, יש לגעת בחשיבות הנושא. העסק מניע עצמו תודות לכסף שיש לו. הכסף מאפשר לו לעבוד, להעסיק, לרכוש ולפעול להגשמת החזון שלו. כאשר ישנה בעיית כספים שיכולה לנבוע מרווחיות נמוכה ויכולה לנבוע מתכנון לא נכון של התזרים.
בעיית תזרים אומרת שעל פניו העסק אמור להרוויח, יתכן שהוא גם מתמחר נכון את מוצריו ושירותיו, אך מסיבות שונות אין לו כסף כאן ועכשיו. חוסר בכסף זמין מוביל לכך שהעסק לא יכול לגדול, הוא מחייב אותו לא פעם לקחת אשראי, לעתים הלוואות ולהיות תלוי בגורמים חיצוניים.
תזרים מזומנים משקף את תמונת המצב של העסק ובכלל זה כל ההתחייבויות, ההלוואות, האשראי, הנכסים וכל ההכנסות והמלאי. המטרה היא להגיע תמיד למצב חיובי כשהעסק יכול להמשיך לפעול, לגדול ולהימנע מלקיחת "כספים יקרים" אשר אולי יעזרו לו להמשיך להתקיים אך עלולים להכביד עליו בעתיד הקרוב והרחוק.
הגורמים המובילים לבעיית תזרים מזומנים
כאשר העסק פועל באופן תקין ויש לו כספים כל הזמן, הוא יכול להמשיך לבצע את מה שתכנן ולשמור על רווחיות לאורך זמן. נושא התזרים הוא אחד הנושאים הרגישים בעסק ולא במקרה כאשר ישנם מספר גורמים שעשויים להוביל לבעיות בתחום:
א. תכנון פיננסי שגוי
תכנון לא נכון של הכספים יכול להוביל להתחייבויות גדולות שמקשות על תזרים המזומנים ואף לכאלו שמכניסות את העסק לקשיים של ממש. קניות גדולות כאן ועכשיו, התחייבויות לתשלומים עתידיים, שכירות גבוהה, העסקת עובדים רבים, לקיחת שירותים יקרים ונוספים יכולים לעזור לעסק ויכולים לפגוע בו במקרה של תכנון לא נכון.
עסק אשר מתכנן את ההוצאות שלו ומתבסס על תחזית הכנסות שמרנית יוכל להוציא כספים בלי לפגוע בעצמו. העסק לא חייב לצמצם כל הוצאה וישנם שירותים רבים שיכול להיות שיכולים לעזור לו, אך הוא חייב לדעת מהיכן הוא ישלם ולוודא שיוכל לעמוד בכל התחייבות שלקח על עצמו.
ב. קבלת כסף בעתיד
אם תכנון שגוי הוא תוצאה של עסק שלא רואה את התמונה המלאה, קבלת כסף עתידי היא "מנהג" מקובל בישראל ובעיקר במגזרים ציבוריים. רבים מהעסקים מוצאים עצמם מממנים את הפעילות שלהם והשירותים שהם נותנים כשבעוד שהם מוסרים סחורה או נותנים שירות כאן ועכשיו, הם מקבלים את הכסף רק לאחר חודש ולעתים אף שלושה חודשים ויותר.
אחד הדברים שכל עסק צריך להביא בחשבון הוא מתי הוא יקבל את העסק. אם ניתן לקבל את הכסף מראש, מה טוב, אך אם התשלום שנקבע יגיע לעסק בעתיד, עליו לעשות את החישובים הנכונים ולוודא שמבחינת תזרים הוא יוכל להמשיך את הפעילות. לפעמים בעיית התשלום העתידי פוגעת דווקא בעסקים שגדלים מאד, במהירות, כשלמעשה הם לא רק זוכים לפרויקטים גדולים ולקוחות נוספים אלא גם מגדילים בצורה משמעותית את ההתחייבויות ולא תמיד הם יכולים לעמוד בהן.
ג. חובות של לקוחות
אחת הבעיות של קבלת כסף בעתיד היא משיכת התשלומים מצד הלקוחות והצטברות של חובות. נכון, הלקוחות יודעים מתי הם מתבקשים לשלם, אך עסקים רבים מדי מכירים לקוחות שמנסים למשוך את תאריך התשלום מעבר למה שנקבע וכאלה שבסוף נעלמים ונשארים חייבים.
הצטברות חובות כלפי העסק היא מצב חמור בו העסק כבר הוציא כספים, מסר סחורה ושירות ולמעשה מימן את הלקוח בלי לראות תמורה. הדבר יכול להוביל לפגיעה כלכלית משמעותית כשהדרך להימנע מכך היא לבצע בדיקה מקדימה של הלקוח, לא לקחת עבודות גדולות מדי מלקוחות לא מוכרים וגדילה הדרגתית.
הדרך הנכונה לבנות את תזרים המזומנים בעסק
הדבר הראשון החשוב ביותר בדרך לבניית תזרים מזומנים נכון בעסק הוא הסתכלות על התמונה המלאה. על העסק לרשום את כל ההוצאות, הקרובות והרחוקות שלו ואת כל ההכנסות שהוא יודע שיכנסו, בטווח הקרוב והרחוק. בתוך ההוצאות יש לכלול כל דבר כולל: שכירות, משכורות, משיכת כסף, רכישות ועוד.
לאחר שישנה תמונה ברורה של ההוצאות וההכנסות אפשר לדעת האם העסק רווחי, האם הוא עומד להיות רווחי (או להישאר רווחי) והאם יש לבצע שינויים בהוצאות או בהכנסות. במידה והעסק נמצא על "הגבול" וללא עודפי כספים, הוא צריך לבחון כיצד לצמצם הוצאות ולבחון היטב האם הוא צריך למצוא פתרונות מימון חיצוניים. אם יש צורך באמצעי מימון כדאי לפנות לגורמים השונים מוקדם ככל האפשר, כשיש לעסק זמן וכשהוא יכול לצאת למשא ומתן ולבחון היטב את האפשרויות שלו.
במידה והתמונה מצביעה על כך שלעסק יש "עודפים" רבים, זה הזמן לשאול שאלות בנוגע ליציבות ההכנסות ולבחון האם נכון להיכנס להוצאות לצורך גדילה (או להפריש יותר כספים לבעל העסק). העסק עצמו צריך לשאוף לאיזון ולדאוג שיהיו לו כספים בצד כך שיאפשרו לו לפעול במקרים חריגים.
ניהול כספים תקין מונע טעויות
הסוד לבניית תזרים מזומנים הוא לראות את התמונה המלאה כל הזמן. לשם כך יש לאסוף באופן קבוע את כל ההוצאות וההכנסות כאשר היום ניתן להשתמש בתוכנות פשוטות שעוזרות בכך. כל עסק יכול למצוא את תוכנת החשבונות המתאימה לו, להכניס כל הוצאה וכל הכנסה ובלחיצה אחת לראות את התמונה הפיננסית העכשווית והעתידית.
עסקים רבים נעזרים ברואה חשבון לשם הגשת מסמכים לרשויות המיסים אך אלו לא תמיד מוציאים דו"ח כספים באופן קבוע. לכן, כדי להוריד את התלות, כדאי להחזיק בתוכנה ורצוי כזו שמסונכרנת עם הנייד כך שאפשר יהיה לתעד כל פעילות פיננסית במהירות ובקלות. ניהול תקין של הכספים מתחיל מידע, מהבנה של התמונה הפיננסית והדרך היחידה לדעת מה קורה בעסק היא לסדר את כל המסמכים תוך כדי תנועה ולא רק לקראת הגשת דו"חות.
תזרים המזומנים צריך להיות "מול העיניים" כל הזמן ולפני כל החלטה פיננסית. כדאי לדעת כי גם הגופים הפיננסיים מעדיפים לעבוד מול עסקים שיודעים מה קורה אצלם בעסק. לכן, אם הם מקבלים פניה מהעסק בנוגע לבעיה עתידית, הם ייטו לעזור ויראו בעסק כאחראי לעומת עסק שיוצר קשר לאחר שכבר עלתה בעיה. מכאן אפשר להבין כי ניהול כספים יכול למנוע טעויות, לעזור לעסק להתקיים ולקבל החלטות שנכונות לו בכל רגע נתון.
